Comment intégrer un ERP dans une entreprise ?

février 04, 2022
Intégration ERP
Vu que vous êtes à la recherche d’informations sur les solutions de gestion pour booster votre activité, vous vous êtes éventuellement posés ces questions :

Comment trouver un logiciel facile d’utilisation, fiable, sécurisé et apte à suivre la croissance de mon entreprise ?
Quel est l’éditeur le plus qualifié dans ce domaine ?
Cette solution me donnera-t-elle la possibilité de prendre des décisions stratégiques ?
En quoi me permettrait-elle de gagner du temps dans mes tâches quotidiennes ?
Combien de temps nous prendra le déploiement de la solution et la formation sur le logiciel ?
Combien nous coûtera l’acquisition d’un bon ERP ?

L’implémentation d’un ERP est un projet assez particulier dans la mesure où plusieurs processus entrent en jeu. En effet, il y va de la prise en considération des spécificités internes et leur interopérabilité. L’objectif est de trouver un progiciel adapté aux pratiques de l’entreprise. Pour bien exécuter le projet, vous serez appelé à passer par des procédés qui permettront de cerner tous les contours en vue d’obtenir les résultats escomptés. Cette situation montre à quel point l’intégration d’un ERP est une tâche pour le moins complexe, d’où l’intérêt de se rapprocher des experts en la matière.

Une mauvaise gestion du projet d’intégration d’un ERP au sein d’une entreprise peut causer certains écarts techniques et organisationnels lors de la phase de production. Cependant, le concourt d’un expert du domaine semble utile pour le respect des procédés en place. De la phase d’étude à celle de l’exploitation, les conseils du consultant ou prestataire pourraient vous éviter de faire de mauvais choix.

Les phases de déploiement d’un ERP

L’intégration d’un progiciel est un projet qui nécessite d’être réalisé avec méthode, en suivant certaines étapes, si l’on souhaite obtenir des résultats considérables.

La phase d’étude

Il s’agira pour cette partie de faire un audit soigneux qui portera sur l’analyse de l’existant, les pratiques de l’entreprise. C’est l’une des plus importantes étapes lors de laquelle on passe au crible les outils, les systèmes de gestion financière et/ou comptable, les ventes, la gestion des stocks, les méthodes de gestion de paie etc. En effet, il convient de faire l’état des lieux, recenser toutes les problématiques relatives à l’entreprise. Cette dernière sera appelée une fois l’audit réalisé, à mettre en place des ressources qui vont piloter le projet.

La complexité de l’intégration d’un progiciel de gestion se traduit parfois par le temps qu’elle nécessite. C’est pourquoi il serait pertinent d’avoir une équipe dédiée qui va monitorer ce chantier de bout en bout. Sous le regard d’un chef de projet, cette équipe pourra suivre tout le processus en mettant en exergue des méthodes de pilotage leur permettant de bien analyser les besoins et suivre l’évolution. Cette étape a pour but de définir les axes techniques, fonctionnels et organisationnels de l’ERP en se référant aux éléments de l’audit. C’est suite à ces actions que l’équipe référente procédera à la rédaction du cahier de charges.

La phase de choix

Une étape très déterminante qui consiste à choisir l’éditeur, l’intégrateur et le mode de déploiement du progiciel. Trouver un ERP semble évident car les offres sont nombreuses sur le marché mais il faudra être très méticuleux pour faire le bon choix. Il est important de faire du benchmark pour cette phase, se renseigner sur toutes les solutions afin de pouvoir identifier celles qui répondent à vos besoins.

A l’instar du choix du progiciel de gestion, vous pouvez consulter plusieurs intégrateurs. L’objectif sera d’identifier objectivement celui qui est apte à réaliser votre projet à la hauteur de vos attentes. En effet, l’intégrateur aura pour mission de paramétrer votre solution selon les besoins spécifiques de l’entreprise. Dans ce cas, mettez en place des critères bien précis pour choisir le plus qualifié. Ainsi, vous pouvez vous documenter sur les compétences, les références de l’intégrateur, ses tarifications, ses garanties, nombre de projets similaires réalisé etc.

L’étape suivante est de définir le mode de déploiement du progiciel. Il conviendra de choisir le mode on-premise (installation des applications et du serveur en local) ou le Cloud (accessible à distance). Toujours est-il que le mode de déploiement doit dépendre des enjeux du projet d’intégration de l’ERP et la vision de l’entreprise.

La phase de l’implémentation

C’est l’étape de concrétisation où il sera question de déployer le progiciel. En d’autres termes, les paramétrages ainsi que la mise en production de l’ERP. Avant toute chose, l’intégrateur procédera à l’analyse et la mise à jour de l’infrastructure. Ensuite, vérifier si l’entreprise dispose d’un hébergement interne et si possible remplacer les postes clients par d’autres plus performants. Ils s’en suivront, l’installation des réseaux et la configuration des serveurs. Par la suite, le paramétrage peut être effectué. Plus clairement, il s’agira de configurer l’ERP d’une manière à ce qu’il s’adapte aux particularités et besoins fonctionnels de l’entreprise.

Une fois que le paramétrage est effectué, il conviendra de réaliser des tests pour corriger des erreurs au niveau des éléments personnalisés. Il est également important de recueillir l’avis des utilisateurs et en fonction des réponses des corrections peuvent être apportées. En définitive, cette phase permet d’avoir un progiciel intégré, paramétré et testé. En d’autres termes, une solution prête à être exploitée. 

La phase d’utilisation

Pour l’étape d’exploitation, l’intégrateur doit amener les utilisateurs à prendre en main le progiciel en les formant. Les précautions prises avant l’intégration du progiciel sont interessantes, mais non moins importante est la partie formation. Elle est très déterminante sur la production et a un impact considérable sur la productivité des utilisateurs. Sachant que les solutions de gestion évoluent, des formations pourront avoir lieu à l’apparition de nouvelles fonctionnalités ou des mises à jour.

Voilà que vous savez comment monitorer le projet d’intégration d’ERP dans une entreprise, n’hésitez pas à faire appel à un expert en vue d’une meilleure gestion. HPC  reste disponible pour vous accompagner à définir un bon plan d’exécution. Au besoin, contactez-nous, exposez-nous vos projets et nous vous dirons ce que nous en pensons

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